Risikovurdering og sikkerhedspolitik

1. Formål og anvendelsesområde

Denne politik etablerer en systematisk tilgang til at identificere, analysere, evaluere og håndtere risici og muligheder i organisationen. Det understreger vores forpligtelse til at sikre sikkerheden for vores chauffører, kunder og interessenter ved at integrere adfærdsbaserede sikkerhedsprincipper i kemiindustriens SQAS (BBS), ISO-tilpassede praksisser samt HCCAP og GMP og kunde baserede rammer. Denne politik gælder for alle organisatoriske operationer og fungerer som en køreplan for at opnå proaktiv sikkerhedsstyring og løbende forbedringer.

2. Referenceramme

Politikken overholder ISO-standarder (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, GMP og HACCP) og er i overensstemmelse med førende globale og branchespecifikke bedste praksis. Vi inkorporerer retningslinjer for adfærdsbaseret sikkerhed (BBS) for at adressere chauffør adfærd og implementere korrigerende handlinger effektivt. Denne politik er baseret på rammer, der leveres af sikkerhedsledere i branchen og organisatoriske partnerskaber.

3. Ansvar

• Bestyrelsen:

  • Sikre organisatorisk forpligtelse til denne politik gennem ressource allokering og strategisk tilsyn.

  • Foretage kvartalsvise gennemgange af risikostyringsprocesser og BBS implementeringsfremskridt.

• Arbejdspladsmiljøudvalget (AMO):

  • Led gennemgangen af afvigelser, korrigerende handlinger og chaufførpræstationsdata under kvartalsmøder.

  • Overvåg effektiviteten af BBS-programmet og foreslå operationelle forbedringer.

• Ledelsesteam:

  • Udvikle og føre tilsyn med BBS-uddannelsesprogrammet, hvilket sikrer overensstemmelse med risikostyringsmål og overholdelseskrav.

  • Brug telematikdata til at identificere tendenser og områder for forbedring af førerens ydeevne.

• Chauffører og frontlinjepersonale:

  • Deltag aktivt i BBS-træning, vurderinger og diskussioner for at forbedre sikker kørselspraksis.

  • Rapportér nærved-ulykker og usikker adfærd omgående til organisationsgennemgang.

• Adfærdssikkerhedstrænere:

  • Lever personlig træning og engager chauffører gennem direkte feedbacksessioner.

  • Registrer og analyser træningsresultater, bidrager med indsigt til ledelsen for systemiske forbedringer.

4. Behaviour-Based Safety (BBS) Integration

Adfærdsbaseret sikkerhed er en hjørnesten i vores sikkerhedsstrategi. Det understreger den rolle, individuel adfærd spiller i risikobegrænsning og fremmer en proaktiv tilgang til forebyggelse af hændelser. Nøgleelementer omfatter:

• Chauffør træning: Fokuseret på adfærdsændring, undgåelse af ulykker og løbende forbedring af færdigheder.

• Observation og feedback: Trænere observerer førerens adfærd i realtid under vejvurderinger og giver interaktiv feedback for at imødegå usikre handlinger.

• Datadrevet indsigt: Metriks såsom hændelsesrapporter, telematikdata og feedback fra klientrevisioner informerer vores løbende forbedringsbestræbelser.

5. Træning og udvikling

Vores træningsprogram er designet til at udstyre chauffører med den viden og de færdigheder, der kræves for at sikre sikkerhed i alle operationelle sammenhænge. Uddannelsen er opdelt i tre kategorier:

• Onboarding træning:

  • Gennemført over tre til fem dage, indebærer dette teoretisk træning på kontoret, efterfulgt af

  • To ugers praktisk opfølgningstræning med en seniorchauffør, som er designet til at give den nye chauffør mulighed for at udføre opgaver, mens den bliver assisteret og vejledt af seniorchaufføren.

• Tilbagevendende træning:

  • Disse værktøjskassemøder, der afholdes kvartalsvis, er tematiske og fokuserer på specifikke sikkerhedsemner, lovgivningsmæssige opdateringer og identificerede risici.

• Tilpasset træning:

  • Disse genopfriskningssessioner udføres i samarbejde med kunder, med fokus på deres specifikke webstedsregler og bestemmelser.

  • Disse sessioner gentager typisk industriretningslinjer og sikrer overensstemmelse med kundens forventninger og stedspecifikke procedurer.

6. Risikovurderingsproces

Vores risikovurderingsproces er central for at sikre sikkerheden for vores chauffører, kunder og interessenter, samtidig med at vi opretholder operationel ekspertise. Ved at anvende en proaktiv og datadrevet tilgang tilstræber vi at identificere, evaluere og afbøde risici effektivt og integrere sikkerhed i alle aspekter af vores drift.

6.1 Input - Viden - inspiration - indsamling af data

Data til evalueringen kommer fra den daglige drift og tiltænkte situationer 

• Afvigelsesbehandlingen 

• Arbejdsplads vurdering (APV) 

• Arbejdsmiljø organisation (AMO) 

• Whistleblower

• Kunder 

• MSDS

• Sikkerheds rådgiver 

• Organisationer

• Spot tjek 

• Myndigheder 

• Eget værksted 

• Interesant analyse 

• Køremåde fra vores telematic system (ZF Transics) her registreres chaufførens køremåde, Bremsning, acceleration hastighed 

6.2 Identifikation af risici

Vi anvender en omfattende tilgang til risikoidentifikation, der sikrer, at alle potentielle farer, der påvirker vores drift, fanges. Nøgleaktiviteter omfatter:

1. Udnyttelse af data:

   • Vi bruger telematiksystemer til at overvåge førerens adfærd, såsom hårde opbremsninger, hastighedsoverskridelser og accelerationsmønstre. Disse data giver os mulighed for at lokalisere adfærd, der kan øge risikoen.

   • Hændelsesrapporter, klientfeedback og revisionsresultater analyseres for at identificere tilbagevendende risici og potentielle områder for forbedring.

2. Engagere interessenter:

   • Vores chauffører er nøglepartnere i risikoidentifikation, rapportering af næsten uheld og usikre forhold observeret under deres ruter.

   • Indsigt fra vores Arbejdspladsmiljøudvalget (AMO) og eksterne revisioner giver et bredere perspektiv på potentielle risici.

   • Vores kunder på lastnings- og losningssteder fungerer som en primær kilde til data vedrørende potentielle risici i deres værfter og vores chaufførers adfærd. Eventuelle observerede risici eller usikker adfærd rapporteres omgående til os, og korrigerende handlinger implementeres, herunder begrænsninger for webstedsadgang, hvis det er nødvendigt.

3. Scenarieplanlægning:

   • Vi forbereder os på hændelser med stor påvirkning ved at simulere risikoscenarier, såsom hændelser med farligt materiale eller ekstreme vejrforhold.

   • Risikovurderinger justeres for at afspejle ændringer i ruter, nye kundekrav og opdaterede regler.

4. Adfærdsobservationer:

   • Resultater fra vores BBS-træning og chaufførevalueringer spiller en afgørende rolle i forståelsen og håndteringen af adfærdsmæssige risici.

6.3 Analyse af risici

Vi analyserer identificerede risici for at forstå deres potentielle indvirkning og prioriterer handlinger i overensstemmelse hermed. 

1.  Vurdering omhandler:

o   Vurderingen er bygget op på om det er:

•  P : Mennesker

• A : Aktiver

• E : Miljø

• R: Omdømme

2.  Vurdering af sværhedsgrad og sandsynlighed:

o Risici bedømmes baseret på deres potentielle alvor (påvirkning af operationer og interessenter) og sandsynlighed (hyppighed af hændelser).

o Sandsynligheden er kategoriseret fra sjældne (branchedækkende hændelser over fem år) til hyppige (flere hændelser i vores operationer inden for et år):

•  A : Har ikke optrådt i branchen i de sidste 5 år.

• B : Har været i branchen i de sidste 5 år.

• C : Har været i branchen i de sidste 3 år.

• D : Er forekommet én gang i virksomheden inden for de sidste 24 måneder.

• E : Er forekommet mere end én gang i virksomheden inden for de seneste 12 måneder.

3.  Konsekvens vurdering af seriøsitet:

o Vurderingen af alvor tildeles en numerisk værdi fra 0 til 5:

• 0 : Ingen.

• 1 : Lille effekt.

• 2 : Mindre påvirkning.

• 3 : Stor påvirkning.

• 4 : Stor effekt.

• 5 : Massiv effekt.

o For risici, der vurderes som "massive" med hensyn til alvor og påvirkning, aktiverer vi vores Business Continuity Plan (BCP) som en kritisk reaktionsforanstaltning.

4.  Visuel prioritering:

o Ved at bruge et risikovarmekort klassificerer vi risici som høje, mellemstore eller lave, hvilket gør det muligt for os at fokusere vores indsats der, hvor der er mest behov for dem.

5.  Grundårsagsanalyse (RCA):

o For væsentlige risici bruger vi værktøjer som "5 Whys" og Fishbone Diagrams til at identificere underliggende årsager og udvikle målrettede løsninger.

6.4 Evaluering og prioritering af risici

Risikoevaluering sikrer overensstemmelse med vores organisatoriske mål, interessenters forventninger og overholdelsesforpligtelser.

1. Risikotolerance benchmarks:

   • Vi etablerer klare tærskler for acceptable og uacceptable risici og sikrer, at vores beslutninger stemmer overens med industristandarder og interne politikker.

2. Kunde- og lovgivningsmæssig tilpasning:

   • Kundespecifikke krav, såsom stikprøveprotokoller, er integreret i vores evalueringer.

   • Vores processer overholder relevante regler, herunder europæiske direktiver om føreruddannelse og ISO-standarder.

6.5 Håndtering af risici

Risikostyringsmetode

Vores risikostyringstilgang kategoriserer risici baseret på deres alvor og sandsynlighed, hvilket giver en struktureret ramme for respons. For hver identificeret risiko fastlægger vi den passende styringsstrategi ud fra følgende muligheder:

• Accepter: Risikoen anerkendes som acceptabel, og yderligere handling anses ikke for nødvendig.

• Overførsel: Risikoen flyttes til en tredje part, såsom gennem forsikringsdækning eller outsourcing aktiviteter.

• Undgå: Den aktivitet, der forårsager risikoen, standses eller ændres for at eliminere risikoen fuldstændigt.

• Kontrol: Afbødende foranstaltninger implementeres for at reducere sandsynligheden for eller konsekvenserne af risikoen og sikre, at den håndteres inden for acceptable tærskler.

Risici kategoriseret som "massive" udløser øjeblikkelig eskalering og prioriterede handlinger. Afhængigt af konteksten kan disse omfatte forbedrede kontroller, operationelle justeringer eller aktivering af specialiserede beredskabsplaner for at minimere påvirkningen og sikre forretningskontinuitet.

6.6 Integration af adfærdsbaseret sikkerhed (BBS)

BBS principper er fuldt integreret i vores risikovurderingsproces for at fremme sikker adfærd og reducere risici:

1. Observation og feedback:

   • Trænere observerer føreradfærd under BBS-træningssessioner og giver feedback i realtid for at korrigere usikker praksis.

   • Observationer dokumenteres og gennemgås for løbende at forbedre førerens ydeevne.

2. Adfærdsmålinger:

   • Vi sporer målinger såsom næsten uheld, overholdelsesrater og forbedringer af køre stilen, og bruger disse data til at forfine vores risikovurderinger og træningsprogrammer.

6.7 Dokumentation og kommunikation

Vi sikrer, at alle risikorelaterede aktiviteter er veldokumenterede og kommunikeret effektivt på tværs af organisationen:

1. Centraliserede optegnelser:

   • Vores risikostyringsdatabase konsoliderer registreringer af identificerede risici, afbødende handlinger og præstationsmålinger.

   • Træningsresultater og revisionsresultater gemmes til reference- og overholdelsesformål.

2. Regelmæssig rapportering:

   • Vi leverer detaljerede rapporter til AMO og ledelsen om risikotendenser og reduktionsresultater, hvilket sikrer gennemsigtighed og ansvarlighed.

   • Chauffører og frontlinjepersonale holdes orienteret om relevante resultater for at fremme en kultur med fælles ansvar.

6.8 Kontinuerlig forbedring

Risikovurderingsprocessen er en dynamisk, udviklende indsats, der sigter mod at være på forkant med nye udfordringer:

1. Feedback integration:

   • Vi forbedrer løbende vores risikovurderingsramme baseret på indsigt fra kvartalsvise AMO-møder, klientrevisioner og chaufførevalueringer.

2. Årlige anmeldelser:

   • Vores rammer gennemgår en årlig revision for at sikre overensstemmelse med operationelle behov, lovgivningsmæssige ændringer og interessenters forventninger.

3. Vedtagelse af innovationer:

   • Vi udforsker aktivt nye teknologier, såsom AI-drevne telematiksystemer, for at forbedre vores forudsigelige analyse- og risikostyringskapaciteter.

7. Overvågning og rapportering

• Telematikintegration:

  • Vi overvåger løbende føreradfærd ved hjælp af telematik til at spore målinger såsom bremsning, acceleration og hastighed.

• Afvigelseshåndtering:

  • Alle afvigelser identificeret gennem klientrevision eller interne stikprøver dokumenteres, og korrigerende handlingsplaner udvikles og overvåges.

• KPI'er og præstationsanmeldelser:

  • Vi måler sikkerhedsydelsen ved hjælp af KPI'er, herunder ulykkesrater, forsikringskrav og vedligeholdelsesomkostninger. Resultater deles under kvartalsvise bestyrelses- og AMO-møder for at sikre gennemsigtighed og ansvarlighed.

7.1 Interessenternes rolle i compliance

• Aktiv Overvågning:

• • Kunder på lastnings- og losningssteder observerer og rapporterer føreradfærd og overholdelse af stedspecifikke sikkerhedsforskrifter.

• Datalevering:

  • Kunder leverer kritiske data om potentielle risici inden for deres værfter og identificerer usikker føreradfærd under drift.

• Håndhævelse af korrigerende handlinger:

  • Klienter er bemyndiget til at træffe øjeblikkelige korrigerende handlinger for manglende overholdelse, herunder begrænsning af webstedsadgang for chauffører, der ikke opfylder sikkerhedsstandarderne.

• Samarbejde om træning:

  • Kunder bidrager til skræddersyede træningssessioner (f.eks. værktøjskassemøder) ved at dele deres regler, forskrifter og brancheretningslinjer for at sikre tilpasning.

• Feedback loop:

  • Regelmæssig feedback fra kunder forbedrer vores risikovurdering og afbødningsstrategier, hvilket sikrer løbende forbedringer.

8. Politikgennemgang og opdateringer

Denne politik gennemgår en årlig revision eller revision, når der sker væsentlige driftsændringer. Opdateringer er baseret på feedback fra BBS-undervisere, klientsikkerhedsaudits og udviklende industristandarder.

9. Dokumenter

Dokumenter vedrørende evaluering