Formål

At sikre en effektiv intern audit af vort ledelsessystem. 

Ansvar 

Det er kvalitets- miljø og HACCP-chefenschefens ansvar at sikre, at der gennemføres de nødvendige interne audits.

Auditplan: 

Hvert år i december laves der en plan for næste år(1). Hele ledelsessystemet auditeres i løbet af 3 år.

Audit skal omfatte stikprøver af alle processer i ledelsessystemet. Såfremt det af tidsmæssige eller andre relevante årsager ikke bliver gennemført, skal det registreres i auditrapporten (2). Det vurderes, om der skal foretages ekstraordinær audit eller om processerne kan blive auditeret ved næste interne audit. Hyppighed og omfang af audit tilrettelægges på grundlag af behov og aktiviteternes tilstand/vigtighed. Ekstraordinær intern audit kan gennemføres, bl.a. på baggrund af auditresultater og/eller resultat af reklamationer, interne afvigelser, manglende fortrolighed med ledelsessystemet.

Valg af auditor: 

Intern audit kan udføres af interne personer der har indgående kendskab til det relevante område der skal auditeres eller af en 3. part, der har kendskab til branchen eller området, der skal auditeres. Eventuel 3. part bør være uddannet i auditering. 

Forberedelse: 

Auditor skal før selve audit grundigt forberede audit ved at gennemse relevante procedurer/dokumenter/leverandøraftaler, tidligere auditresultater o.s.v. Auditor skal endvidere informere relevante personer i god tid inden audit, så det sikres, at de er forberedte.

Auditresultat: 

Auditor skal registrere observationer i auditrapporten indenfor de områder, der auditeres. Afvigelser noteres på afvigelsessystemet (3). Deadline for evt. korrigerende handlinger aftales med den områdeansvarlige, hvis det er muligt.

Auditresultatet skal informeres til den ansvarlige for området. 

Opfølgning: 

Den ansvarlige for området skal gennemføre korrigerende handlinger(1), vedr. de mangler der er fundet under audit. 

Resultater fra Interne audits gennemgås på ledelsens evaluering

Audit for GMP:

Programmet for interne audit skal sikre, at alle relevante aktiviteter indstilles til audit mindst én gang om året (= hver 12. måned).

Proceduren indebærer, at fragtformidleren eller transportøren skal gennemføre et program af planlagte audit for at verificere, om de interne systemer fungerer, som de skal, og er effektive. Disse interne audit skal som minimum undersøge følgende aspekter:

a. Overholdelse af kravene og betingelserne indeholdt i denne standard;

b. Overholdelse af fragtformidlerens eller transportørens procedurer;

c. Overholdelse af kravene og betingelserne i fragtformidlerens eller transportørens HACCP-plan.

d. Overholdelse af lovbestemmelserne vedr. fodersikkerhed og -kvalitet;

e. Overholdelse af specificerede kundekrav.

Alle de medarbejdere, som udfører en intern audit, skal være kvalificeret hertil gennem uddannelse, træning (intern eller ekstern) eller erfaring.

Resultaterne af den interne audit skal rapporteres formelt til de personer, der er ansvarlige for det område, som er dækket af auditten. Alle aspekter skal dokumenteres, hvis driften eller aktiviteterne ikke er i overensstemmelse med driftsbetingelserne. Sådanne afvigelser skal korrigeres. Auditrapporterne skal underskrives af en kompetent person, når afvigelserne er blevet korrigeret

Henvisninger:

(1) B 3500 Auditplan

(2) B 3501 Auditrapport

(3) Afvigelses systemet