Formål:

 Den korrigerende handling har til formål at fjerne årsagen til en given afvigelse for at undgå gentagelse, og den forebyggende handling har til formål at forhindre en potentiel afvigelse i at opstå.

Afvigelses systemet er intrigeret i Visma og behandles der i 

 Gyldighed:

Forretningsgangen gælder, når kvalitetsstyringsgruppen vurderer, at en korrigerende eller forebyggende handling er nødvendig.

 Ansvar:

 Ansvaret for, at en korrigerende eller forebyggende handling iværksættes, påhviler kvalitetsstyringsgruppen. 

 Det er kvalitets-, miljø og HACCP-chefens ansvar at alle korrigerende og forebyggende handlinger behandles i henhold til denne procedure.

 Beskrivelse:

 Gennem vurdering af registrerede afvigelser og reklamationer, samt søgning efter årsager til mulige afvigelser, vurderes det løbende om der skal igangsættes en korrigerende eller forebyggende handling i form af en forbedringsopgave.

 En korrigerende handling er en forbedringsopgave som skal sikre at en given fejl-/type ikke gentager sig og en forebyggende handling er en forbedringsopgave som skal fjerne en potentiel risiko for at en given fejl-/type opstår

 Afsnit 2 og 3 beskriver styringen af forbedringsopgaven, således at der sikres en hurtig og effektiv behandling.

 Forbedringsaktiviteterne (forbedringsopgaverne) indgår i den løbende vurdering af kvalitetsstyringssystemets effektivitet.

 1. Vurdering af registreringer og andre observationer. 

 På basis af registrerede afvigelser før, under og efter transportprocessen, samt fra øvrige observationer, eksempelvis tilbagemeldinger fra disponenter, mekanikere og chauffører  søges der efter årsager til afvigelser eller potentielle afvigelser. Risici for fejl eller gentagelse af fejl konsekvens vurderes med henblik på beslutning om fjernelse af årsager – korrigerende handling eller årsager til mulig fejl – forebyggende handling.

1.1 Korrigerende handling

Korrigerende handlinger igangsættes med baggrund i nedenstående registreringer. 

Der igangsættes ikke en korrigerende handling uden, at der er gennemført en årsagsanalyse

Afvigelsesregistrering og andre observationer opsamlet bl.a. gennem:

•  Auditrapporter

• Reklamationsrapporter

• Interne afvigelser

1.2 Forebyggende handlinger

Forebyggende handlinger tager typisk udgangspunkt i nedenstående registreringer.

• Registreringer vedr. kvalitetsstyresystemet

• Output fra ledelsens evaluering

• Kundetilfredshed målinger

2 Igangsættelse af forbedringsaktiviteter 

2. Igangsættelse af forbedringsaktiviteter

Ved igangsætning af en korrigerende eller forebyggende handling jf. afsnit 1, udarbejdes en forbedringsopgave (Afvigelsessystemet). Alle kan udarbejde et oplæg og foreslå

igangsætning af en forbedringsopgave. Opgave stilleren beskriver opgaven i Afvigelsessystemet (forslag til forbedring/ korrigerende handling)

• Beskrivelse af afvigelsen / fejl – type……….: En kort beskrivelse af opgaven

• Årsagen til afvigelsen / fejl – type……………: En kort beskrivelse af årsagen til afvigelsen 

• Forslag til forbedring / korrigerende handling: En kort beskrivelse af Korrigerende handling

Oplægget til forbedringsopgaven godkendes af kvalitetschefen og igangsættes.

Kvalitetschefen eller lederen af afdelingen for den korrigerende eller forebyggende handling (hovedansvarlig for opgaveløsningen) godkender forbedringsopgaven, og der udpeges en person som er projektansvarlig til at gennemøre denne opgave. Navn noteres i Afvigelsessystemet under ansvarlig for processen.

Forbedrings opgaven igangsættes og distribueres til de berørte parter.

Der udarbejdes register over igangsatte forbedringsopgaver, som sammen med anden relevant information anvendes ved ledelsens evaluering af kvalitetsstyringssystemets effektivitet.

Når en forbedringsopgave / korrigerende handling er udført, gives der besked til kvalitetschefen, som noterer datoen for at sagen er afsluttet.

3. Gennemførelse af forbedrings opgaven

Den projektansvarlige gør løbende status over forløbet af opgaven eksempelvis gennem mail eller mødereferater. Ved forsinkelser / problemer under dette forløb, som medfører at datoen for afslutning overskrides, noteres dette under ”kommentar fra leder” med en begrundelse for forsinkelsen. 

Når projektlederen har afsluttet forbedrings opgaven verificeres resultatet af den hovedansvarlige, som ligeledes kvitterer for afslutningen af forbedrings opgaven.

4. Opfølgning

Kvalitetschefen skal en tid efter gennemførelsen følge op på om løsningen og implementeringen har været effektiv.

5. Arkivering

Den afsluttede forbedringsopgave arkiveres hos kvalitetschefen og må kasseres efter 3 år.

6. Mappe med kunderelateret forebyggelse